ARCHIVIAZIONE BOLLETTE:
QUANTO TEMPO BISOGNA
CONSERVARE LE RICEVUTE
DI PAGAMENTO?

Quando si ha un contratto di fornitura luce e gas, si ricevono regolarmente le bollette, in alcuni casi in formato cartaceo e in altri in formato elettronico o digitale. Dal punto di vista tecnico e legale questi due documenti sono perfettamente identici. Dal punto di vista pratico, invece, si può facilmente comprendere come le bollette cartacee rappresentano un maggiore fastidio visto che, dovendo essere conservate per un determinato periodo di tempo , esse occuperanno spazio nei cassetti o nei raccoglitori o un qualsiasi luogo si decida di conservarle. Se si pensa che tra luce, gas, telefono e acqua ci si trova a ricevere anche oltre venti bollette all'anno (dipendendo anche dalla frequenza di fatturazione), diventa subito chiaro che sapere per quanto tempo sia necessario conservarle prima di potersene sbarazzare diventa molto conveniente. Per prima cosa va sottolineato che le bollette vanno conservate per sicurezza, ossia per poter garantire l'avvenuto pagamento delle stesse in caso di contenzioso con la società di fornitura. Può accadere, infatti, che a causa di un ritardo nei pagamenti la società di fornitura mandi un sollecito o una richiesta di dimostrazione dell'avvenuto pagamento. In questo caso, inviando via fax o via mail la copia della ricevuta del pagamento della bolletta si potrà evitare di pagare due volte una stessa fornitura. Naturalmente, quando si opta per la fatturazione elettronica e per il pagamento tramite domiciliazione bancaria, si potrà avere maggiore facilità nella gestione delle bollette. Le fatture elettroniche, infatti, possono essere conservate all'interno del computer, su una memoria interna o esterna, nella casella di posta o in un cloud. Quello che tuttavia realmente conta è la ricevuta di pagamento che, venendo effettuato tramite banca, permette di essere facilmente rintracciabile tramite lo storico dei pagamenti. Si può pertanto dire che chi opta per la domiciliazione bancaria non ha alcuna necessità di conservare le bollette visto che i pagamenti possono essere dimostrati tramite le ricevute bancarie.

Quanto tempo devono essere conservate le bollette?

L'articolo 293 del Codice Civile prevede che qualsiasi fornitore può richiedere il pagamento di una o più fatture entro un determinato periodo e non oltre. Per questo motivo è fondamentale sapere quale sia tale periodo perché permette di sapere per quanto tempo debbano essere conservate le bollette. Trascorso il periodo definito dalla legge, infatti, il fornitore non potrà più richiedere alcun pagamento al proprio cliente. Nel caso specifico delle bollette per la fornitura elettrica, del gas e dell'acqua, le bollette vanno conservate per cinque anni. Trascorso tale tempo il fornitore non potrà più richiedere il pagamento per un arretrato. Tuttavia, nel caso in cui non si disponga della bolletta che evidenzi l'avvenuto pagamento e viene reclamato tale pagamento prima della scadenza dei termini, il cliente si troverà costretto a pagare non solo la fornitura ma anche eventuali interessi o sanzioni per il ritardo. Per questo motivo, è fondamentale fare attenzione non solo alla puntualità e precisione nel risolvere le bollette, ma anche e soprattutto alla data dell'avvenuto pagamento e alla scadenza della bolletta. Quest'ultima, in particolare, è indice del conteggio dei cinque anni entro i quali deve essere risolta la bolletta.

Conservare le bollette per cinque anni

Inutile negarlo: conservare i documenti e le ricevute in molti casi può essere scomodo ma sicuramente rappresenta il modo più sicuro per poter dimostrare la propria regolarità con i contratti di fornitura. Per avere la certezza di una corretta archiviazione delle bollette è fondamentale dedicare un cassetto o uno spazio ben definito a tutte le fatture energetiche. Anche se non si riesce ad effettuare un'archiviazione precisa e ordinata è fondamentale sapere che tutte le bollette pagate vengono conservate nello stesso posto. Solo in questo modo si potrà avere sempre la certezza di sapere, qualora fosse necessario, dove si deve cercare un'eventuale bolletta contestata. Per i consumatori più tecnologici può essere una buona soluzione quella di effettuare anche una copia digitale delle proprie fatture tramite scanner. In questo modo, pur impiegando maggiore tempo per l'archiviazione delle stesse, si potrà avere la certezza di avere tutte le fatture conservate in un luogo sicuro e, soprattutto, si potrà avere un maggiore spazio a disposizione nei cassetti. Naturalmente, per quanti scelgono l'archiviazione digitale è fondamentale avere la certezza di creare una copia anche in un disco esterno o in un cloud per non rischiare di perdere tutto in caso di guasto al proprio computer. Infine, sia quando si conservano le bollette in formato cartaceo che quando si opta per il formato digitale è consigliabile almeno una volta ogni paio di anni effettuare una sfoltita per buttare le fatture con età superiore ai 5 anni.